新聞發(fā)布會(huì)，是政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動(dòng)。新聞發(fā)布會(huì)是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播消息，以求新聞界客觀報(bào)道的行之有效的手段。
那么一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)該如何策劃呢？又有哪些注意事項(xiàng)呢？
一、要確定新聞發(fā)布會(huì)的日期、地點(diǎn)、新聞點(diǎn)等。
注意事項(xiàng)：避免與重大新聞時(shí)間撞車。該步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會(huì)前20天完成，最遲15天，請(qǐng)?jiān)谘?qǐng)函發(fā)布前預(yù)定會(huì)場(chǎng)。
二、確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發(fā)布會(huì)承辦者確定規(guī)模與費(fèi)用，簽訂合同。擬定邀請(qǐng)名單、會(huì)議流程、時(shí)間表以及發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置方案等等。
注意事項(xiàng)：該步驟主要由主辦者提出來，承辦者具體負(fù)責(zé)。
三、按照邀請(qǐng)名單，分工合作發(fā)送邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會(huì)�；厥沾_認(rèn)信息，制定參會(huì)人員詳細(xì)名單。
注意事項(xiàng)：邀請(qǐng)名單可以適當(dāng)放大，對(duì)重要人物實(shí)施公關(guān)和追蹤，并做好備用方案，確保新聞發(fā)布會(huì)參與人員的數(shù)量和質(zhì)量。
四、購買禮品、選聘主持人、禮儀、和接待人員，并進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和預(yù)演。會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)及布置，需要充分考慮每個(gè)布置細(xì)節(jié)和活動(dòng)環(huán)節(jié)，保證會(huì)場(chǎng)與主題調(diào)性保持一致，活動(dòng)環(huán)節(jié)緊密相扣。
五、正式發(fā)布會(huì)前1-2小時(shí)，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，將會(huì)議議程精確到分鐘，并制定意外情況補(bǔ)救措施。
六、按計(jì)劃開始發(fā)布會(huì)。發(fā)布會(huì)流程通常分為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發(fā)布會(huì)開始和會(huì)議議程、按會(huì)議議程進(jìn)行、會(huì)后聚餐交流、有特別公關(guān)需求的人員的個(gè)別活動(dòng)。
注意事項(xiàng)：主持人要把握會(huì)議的主題，避免大家離題。發(fā)言人講完后，主持人要引導(dǎo)記者踴躍提問。遇到冷場(chǎng)時(shí)，可用輕松、幽默的語言活躍氣氛，提高記者提問的興趣和勇氣。另外，發(fā)布會(huì)的時(shí)間一般要控制在2小時(shí)之內(nèi)。
七、監(jiān)控媒體發(fā)布情況、整理發(fā)布會(huì)印象資料、收集會(huì)議剪報(bào)、制作發(fā)布會(huì)成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式整理、發(fā)布會(huì)各媒體報(bào)道資料集、發(fā)布會(huì)總結(jié)報(bào)告等）、作為企業(yè)市場(chǎng)部資料保存留檔，并可以在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料。
八、評(píng)測(cè)新聞發(fā)布會(huì)效果，總結(jié)反饋信息。對(duì)于參加會(huì)議而未發(fā)布新聞的記者，也應(yīng)禮貌詢問原因，便于日后改進(jìn)工作。
