無論是組織一場小型會議還是策劃一場大型會議，長沙活動策劃都是一項艱巨的任務。無論是簡單或復雜的活動都需要詳細的計劃和組織。從建立準確的預算到推廣舉辦活動，有許多應該盡早開始考慮的因素，你可以采取以下幾個步驟來開始策劃活動，保持正軌，使活動舉辦成功。
1. 定義目標和目的
在開始準備活動地點或演講之前，你應該花時間確定舉辦活動的目的和原因。這個活動的最終目標是什么？你期望開辟新的銷售/支持產品發(fā)布/增加品牌知名度嗎？或者是多個目標的組合？確定想要實現(xiàn)的目標，以及舉辦活動將如何幫助你實現(xiàn)目標。
接下來在計劃活動時，應該確定一系列支持最終目標的活動任務。比如，增加10%的參與者/增加25%的收入/收到100個產品的預訂/在活動期間增加社交媒體的提及、關注、轉發(fā)… 有了目標和目的，就可以創(chuàng)建事件的初步范圍。范圍應該提供關鍵的細節(jié)，并指出如何實現(xiàn)概述的目標。建立舉辦活動的目標和項目范圍能夠使你更加系統(tǒng)地組織你的活動并得到領導的支持。
2. 制定活動預算
創(chuàng)建預算是策劃活動中一個重要的早期步驟，它可以幫助你明確活動下的各項小計劃。此外，制定預算有助于避免不必要的意外(如花光裝飾的錢等)。提前規(guī)劃好舉辦活動的整個預算，在確定變量時不斷更新就能確保一場活動的順利開展。據(jù)調查，一場活動策劃預算分為市場營銷和推廣(43%)、演講和人力(32%)、印刷材料(29%)、場地(18%)。隨著活動策劃的推行，各個項目的預算無疑會變化，記得及時做出調整，以確保不會超出預算。
3.建立活動策劃團隊
舉辦非常小型的活動或會議可能一、兩個人就能處理討論到的任務。然而對于大型活動，需要一個有組織的團隊來執(zhí)行任務、推進活動。從頭開始組建策劃團隊很重要的一點是盡早指定角色以確保責任制。團隊的所有成員都應該向一個項目經(jīng)理報告，這個項目經(jīng)理對所有變動的部分都具有可見性。以下是典型的角色分配方式:
- 項目經(jīng)理：監(jiān)督描述的所有活動部分，最終負責事件的執(zhí)行，管理預算，驅動策略，做出高層決策。
- 活動場地負責：該人員是場地、供應商、贊助商在現(xiàn)場的主要聯(lián)系人，負責現(xiàn)場志愿者和工作人員（如安保、攝影、餐飲）。
- 調度人員：這個人負責活動日程安排、協(xié)調會議，與演講者一起工作，確保日程安排信息的準確更新，并與相關方進行溝通。
- 創(chuàng)意設計：設計師負責所有印刷和網(wǎng)絡材料的視覺設計，如時間表、宣傳冊和標識，以及準備活動應用程序所需的一切。一般來說，大型的活動舉辦最好和專業(yè)的設計機構合作。
- 市場營銷：營銷人員會讓合適的人了解活動，創(chuàng)造獎勵和時機策略來促進參會活動，監(jiān)督品牌，與參會者做溝通，協(xié)調社交媒體和擴大媒體影響。營銷團隊確保其他人能獲取需要的一切信息，如舉辦活動的地圖、時間表、演講者的信息等等。
- 注冊和登記：這些人在策劃籌備活動過程中負責注冊設置，與軟件供應商合作，生產和管理徽章，生成報告，并確保注冊過程（活動前和活動期間）順利進行。
- 贊助：成員的工作是繪制展位空間，銷售贊助機會，與贊助商保持關系，并探索社區(qū)組織的關系。他們有絕佳的時機和出色的人際交往能力。
團隊就緒后就可以創(chuàng)建事件項目計劃了。項目活動計劃不僅僅是一個待辦事項清單，它是每個單獨操作項的詳細細分，標識所有者、合作關系、到期日期和完成狀態(tài)，使舉辦活動總負責項目經(jīng)理能夠通過將每個操作項映射到頂級事件目標來證明它的合理性、避免可能會出現(xiàn)的意外。
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