迎來送往是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，長沙會議會務(wù)發(fā)現(xiàn)主人能夠通過這一項目來表達自身的情宜和對客方的禮貌并體現(xiàn)自身的素養(yǎng)。而迎接會議相關(guān)人員也是長沙會議會務(wù)提供的服務(wù)之一，為此迎接禮儀相當?shù)闹匾�。國�?nèi)知名的長沙會議會務(wù)強調(diào)尤其迎接過程是給客人良好第一印象的最重要工作，這也是下一步深入接觸的基礎(chǔ)。因此，長沙會議會務(wù)總結(jié)經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)迎接客人要有周密的布署，具體應(yīng)注意以下幾個事項。
一、注意把握好時間
長沙會議會務(wù)強調(diào)對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國及外地客人，應(yīng)事先了解對方所乘的車次或航班以便能及時的去迎接。同時注意迎接人員與客人身份職務(wù)應(yīng)該相當以表示尊重，若因某種原因而相應(yīng)身份的主人不能前往及前去迎接時，應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。主人到車站、機場去迎接客人，應(yīng)提前到達并恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等，才能留下好的印象。
二、注意接到客人時應(yīng)有的禮貌以及相關(guān)的細節(jié)問題
長沙會議會務(wù)提醒接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。進行自我介紹遞送名片時，長沙會議會務(wù)提醒注意送名片的禮儀：比如對年長或值得尊敬的人，應(yīng)該要以恭敬的姿態(tài)雙手奉上名片，說一句“請多關(guān)照”。若想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”作為接名片的人雙手接過名片后，應(yīng)該以認真的態(tài)度看一下名片以便讓對方感覺受到尊重，這也是必不可少的禮貌。
三、注意應(yīng)提前準備好迎接車輛及住宿
品質(zhì)好的長沙會議會務(wù)提醒迎接客人應(yīng)提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，應(yīng)提前做好充分準備才能夠讓客人更為滿意，使事情進展更順利。長沙會議會務(wù)還建議主人應(yīng)提前為客人準備好住宿并辦理好一切手續(xù)，將客人領(lǐng)進房間后可向客人介紹住處的服務(wù)及設(shè)施，并將活動的計劃、日程安排交給客人以及準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
以上就是長沙會議會務(wù)根據(jù)以往經(jīng)驗總結(jié)和介紹會議接待的幾個注意事項，另外長沙會議會務(wù)還補充將客人送到住地后，要注意主人不要立即離去，這時應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，讓對方感到賓至如歸。注意此時可以談?wù)撘恍┳寣Ψ礁械綕M意的話題，比如客人參與活動相關(guān)的當?shù)仫L土人情、特產(chǎn)、物價等�？紤]到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息，并且離開時要將下次聯(lián)系的具體計劃告訴客人。
